Mihin se työpäivä taas meni? Kiire tekee ihmisestä sählärin. Sählärin, jonka pinna lyhenee, mutta työpäivät venyvät.
Työpäivä takana. Touhua riitti, mutta valmista ei tullut. Mihin se aika oikein meni?
– Luultavasti turhauttavaan ja toisarvoiseen, oman työn ytimeen kuulumattomien asioiden tekemiseen. Jotkut kutsuvat sitä sähläämiseksi, tutkija Minna Toivanen Työterveyslaitokselta vastaa.
Suomalaisilla työpaikoilla osataan sählätä. Muutaman vuoden takaisen tutkimuksen mukaan työajasta viidennes menee turhaan työhön, kuten etsimiseen, korjaamiseen ja omien asioiden hoitamiseen. Turha tuntuu yleistyneen yhtä aikaan kiireen ja tietotekniikan käytön kanssa.
– Kiireessä ei ole aikaa pysähtyä miettimään, miten omasta työstä saisi sujuvamman ja mitkä asiat ovat tärkeitä ja mitkä vähemmän tärkeitä lillukanvarsia, Minna Toivanen sanoo.
Kiirettä pyritään monesti helpottamaan tekemällä useaa asiaa yhtä aikaa. Tällöin asiat tehdään monesti kahteen kertaan: ensin huonosti, jonka jälkeen korjataan jäljet.
Tietotekniikka aiheuttaa sählinkiä silloin, kun käyttöjärjestelmät ovat monimutkaisia ja työntekijä käyttää niitä työssään niin harvoin, ettei omaksu niitä kunnolla.
Yhdelle turhaa, toiselle tarpeellista
Häiriöt ja huono ajanhallinta teettävät paljon turhaa työtä. Häiriö keskeyttää työn, jonka jälkeen aivot joutuvat virittäytymään ja orientoitumaan uudelleen työtehtävään. Näin tehtävään käytetty aika kasvaa ja kiire ja sitä kautta sählääminen lisääntyy.
Ajanhallinta on taitolaji, joka vaatii opettelua ja jota edellytetään liki jokaiselta. Nykyään työntekijä saa itse miettiä, kuinka järjestää työpäivänsä.
– Kaikilta ajanhallinta ei onnistu yhtä hyvin eikä kaikkea voi ennakoida. Työelämässä tilanteet vaativat entistä nopeampaa reagointia, työnohjaaja-kouluttaja Päivi Hyvärinen Valmennus- ja koulutuspalvelu Oivalluksesta sanoo.
Sählääminen voi olla myös kokemuksellinen asia. Jotkut tehtävät koetaan sähläämisenä, vaikka oikeasti niillä on virkansa.
– Tällaisia voivat olla esimerkiksi hallinnolliset ja raportointiin liittyvät tehtävät silloin, kun niiden merkitys omalle työlle, työn tavoitteet ja tehtävän kuva ovat jääneet epäselviksi, Minna Toivanen huomauttaa.
Tavoitteet selviksi
Toistuvasti venyvät työpäivät, ”pitäisi ehtiä, mutten ehdi” -ajatus, lisääntyvät virheet ja merkityksen puuttuminen kulloisestakin työtehtävästä kielivät sähläämisestä. Sitä kannattaa suitsia, sillä se syö resursseja ja haittaa paitsi työn tuottavuutta, myös työntekijän omaa hyvinvointia.
– Jatkuva sähläys saa aikaan väsymystä, ärtyisyyttä, riittämättömyyden tunteen ja stressiä, jopa uupumusta. Tarpeettomalta tuntuvat työtehtävät heikentävät ammatillista identiteettiä ja itsetuntoa, Päivi Hyvärinen luettelee.
Sählääminen vaikuttaa koko työyhteisöön, sillä yhden tekemät virheet ja unohdukset kertautuvat ja lisäävät kaikkien työmäärää.
– Sähläämiseen puuttuminen on koko työyhteisön asia, mutta viime kädessä se lähtee johdosta. Sen tulee selkeyttää työn tavoitteet ja päämäärät ja huolehtia, että työntekijä ymmärtää oman työnsä merkityksen niiden saavuttamiseksi, Minna Toivanen toteaa.
Sähläämisen kitkeminen kokonaan työpaikoilta on mahdotonta, eikä se ole tarpeellistakaan.
– Joskus lillukanvarsiin ajautuminen ohjaa poluille, joilla syntyy jotain uutta ja arvokasta, Päivi Hyvärinen sanoo.
Työterveyslaitoksen laatiman Fokus-kellon ohjeet saa verkosta, samaten kuin ajanhallinnan verkko-oppaan.
Lähde: Työterveyslaitos