Etätyössä kannattaa säilyttää mahdollisimman normaali arkirytmi. JHL:läisellä Virpi Jääsköllä on homma hallussa: Herätys kello seitsemän. Sitten aamupuuro ja koiran ulkoilutus. Kello kahdeksan läppäri auki ja käsiksi päivän töihin. Viikon kohokohta on virtuaalinen kahvihetki tiimikavereiden kanssa.
Yli miljoona suomalaista on Taloustutkimuksen Ylelle tekemän selvityksen mukaan siirtynyt koronaepidemian aikana etätöihin. Oululainen hankeasiantuntija Virpi Jääskö teki etätöitä jo ennen koronan puhkeamista yhtenä tai kahtena päivänä viikossa. Nyt hän ja hänen tiimikaverinsa työskentelevät kotoa käsin maanantaista perjantaihin.
Jääskön ohella kotona Oulunsalossa on etätöihin komennettu aviomies ja 18-vuotias opiskeleva tytär. Lisäksi rapsutuksia kaipaa neljä karvaista kaveria, eli kaksi koiraa ja kaksi kissaa.
– Kahvi ja lounas nautitaan yhdessä, mutta sen jälkeen kukin vetäytyy työskentelemään eri huoneisiin. Pojan muutettua pois kotoa siihen on mahdollisuus.
1 Säilytä etätyössä mahdollisimman normaali päivärytmi ja rutiinit. Muista minitauot, jolloin voit vaikka venytellä. Syö terveellisesti ja pidä kunnon lounastauko. Lopeta työt jämptisti, kun työtunnit ovat täynnä.
Lähes viisi viikkoa kestänyt koronaeristys on luonut Jääsköille selkeät päivärutiinit: Yksi käyttää koirat nopealla päivälenkillä, ja toinen valmistaa tai lämmittää sillä aikaa ruoan.
– Viime viikolla söimme neljänä päivänä jauhelihakeittoa, viimeisellä kerralla alkoi jo hiukan tökkiä.
– Työpöydän ja -tuolin on oltava asialliset myös kotona.
Oman työskentelytilan lisäksi Jääskö neuvoo panostamaan hyvään työergonomiaan.
– Niskavaurioisena joudun huolehtimaan siitä, että työpöytä ja -tuoli ovat asialliset. Lisäksi minulla on työpöydällä 22 tuuman näyttö työskentelyä helpottamaan.
2 Työnantajan kuuluu huolehtia, että työntekijöillä on teknologiset välineet ja valmiudet etätyöhön. Työntekijän on pääsääntöisesti huolehdittava siitä, että työolot ja -ergonomia ovat kotona kunnossa. Noudata työnantajan tietoturvaa koskevia ohjeita ja määräyksiä.
Huumoria ja happihyppyjä
Moni neljän seinän sisään etätyöhön pakotettu on ahdistunut, mutta Jääskö kertoo sopeutuneensa varsin hyvin.
– Koronan kaltaisissa poikkeustilanteissa huumori on hyvä selviytymiskeino. Vaihdamme sarkastisia heittoja miehen kanssa, koska asialle ei voi mitään. Myös lyhyt happihyppy koiran kanssa kesken työpäivän auttaa.
Jo koronaepidemian alkuvaiheessa Jääskö työkavereineen sai työnantajaltaan hyväksi osoittautuneen neuvon.
– Meitä neuvottiin välttämään sosiaalista mediaa ja iltapäivälehtien kohuotsikoita ja koronaa koskevia spekulaatioita.
Niiden sijaan Jääskö seuraa luotettavia tiedotusvälineitä, jotka perustavat juttunsa asiantuntijoihin ja kunnon lähteisiin.
– Silloin mieli ei lähde niin herkästi laukalle.
Sadan henkilön monitoimitila
Virpi Jääskö on koulutukseltaan tradenomi (AMK) ja työskentelee Koulutuskuntayhtymä OSAO:n hankeasiantuntijana. Nimike ei paljasta työn sisältöä, joten annetaan hänen kertoa.
– Minulla on jaettu toimenkuva. Hoidan osan työajasta opiskelijavaihtoon ja Taitaja-kisoihin liittyviä taloushallinnon tehtäviä ja osan aikaa toimin koordinaattorina opiskelijoiden hyvinvointia, sosiaalisia verkostoja ja opiskeluedellytyksiä edistävissä hankkeissa.
– Toiset häiriintyvät avokonttorin hälystä, minä liikkeistä.
Työpaikallaan Oulun Kontinkankaalla Jääskön työpiste on noin sadan henkilön monitoimitilassa, jossa työpöydät on erotettu toisistaan taustalevyillä.
– Sivusermejä ei juuri ole, ja se tekee tilasta levottoman. Toisia häiritsevät äänet, mutta minä häiriinnyn, jos näkökentässä on liikettä.
Virtuaalikahvit piristävät
Normaalitilanteessa Jääskö pyrkii tekemään rutiinityöt työpaikalla ja keskittymistä vaativat tehtävät mieluiten etäpäivänä kotona, koska siellä on avokonttoria parempi työrauha.
3 Laadi tehtävälista kullekin etäpäivälle ja jaa työpäivä selkeisiin osiin: Priorisoi tehtävät niiden kiireellisyyden mukaan. Tee vaativimmat työt, kun olet virkeimmilläsi. Varaa myös rutiiniluonteisille töille riittävä aika.
– Aina se ei onnistu, koska työviikkoon mahtuu tavallisesti aika monta kokousta ja palaveria. Niissä pyrin olemaan henkilökohtaisesti läsnä.
Muutenkaan Jääskö ei haluasi työskennellä kotona joka päivä.
– Olen sosiaalinen ja kaipaan tiimikavereiden näkemistä.
– Olen sosiaalinen ja kaipaan tiimikavereiden näkemistä, hän sanoo.
Ilmeisesti muutkin kaipaavat ihmiskontakteja, sillä nyt kun koko tiimi työskentelee etänä, kilautelaaan herkästi kesken päivän kollegalle, jos on tarve kysyä jotain.
– Ennen koronaa yhteydenpito hoitui useimmiten sähköpostilla tai Skypen pikaviestipalvelun välityksellä.
Etätyöviikon ehdoton kohokohta on Jääskön mielestä tiimin yhteinen Skype-kahvihetki, jolloin saa puhua kaikesta muusta mutta ei työstä.
4 Etätyö edellyttää luottamusta, vuorovaikutusta ja yhteistyötä esimiehen ja koko työyhteisön kesken. Työnantajan direktio-oikeus ja työajanseuranta koskevat myös etätyötä. Toisaalta etätyö ei saa olla tekijälleen sen kuormittavampaa kuin työpaikalla tehtävä työ.
Etätyövakuutus lisäturvana
Koska etätyöskentelystä on OSAO:ssa jo pitkät perinteet, ei uutta ohjeistusta ole tarvinnut laatia koronan takia. Työnantaja on pitänyt huolta myös tietoturvasta ja teknisistä valmiuksista kaikkine härpäkkeineen.
Entä sitten henkilöstön vakuuttaminen työtapaturmien varalta etätyössä? Työnantajille pakollinen työtapaturmavakuutus kattaa nimittäin vain välittömästi työtehtävää suorittaessa tapahtuneet vahingot, esimerkiksi työtuolin kaatumisesta tai läppärin isovarpaalle tipahtamisesta aiheutuvien murtumien hoidon. Jos työntekijä kompastuu maton reunaan hakiessaan välipalaa kesken työpäivän, ei vahinkoa korvata.
5 Työnantajan lakisääteinen työtapaturmavakuutus kattaa etätyössä vain välittömästi työhön liittyvät vahingot. Siksi työnantajan on syytä ottaa erillinen etätyövakuutus tai liittää työtapaturmavakuutus henkilöstön vapaa-akan ryhmävakuutukseen.
Jääskön työnantaja on huolehtinut kattavasta vakuutusturvasta myös etätyössä.
– OSAO on ottanut kaikille etätyössä oleville lakisääteistä työtapaturmavakuutusta täydentävän etätyövakuutuksen. Maaliskuussa otettu etätyövakuutus on voimassa toistaiseksi, kertoo Jääskö.
– Työnantaja on huolehtinut kiitettävästi etätyöntekijöiden vakuutusturvasta.
Etätyövakuutus kattaa tapaturmavakuutuksen piirin ulkopuolelle jäävät tilanteet työntekijän tehdessä työtä sopimuksen perusteella asunnossaan tai muussa etätyöpaikassa. Vakuutus on voimassa myös tavanomaisten lyhyiden taukojen ja ruokailujen aikana sekä etätyöhön välittömästi liittyvien matkojen aikana – tällaisia ovat esimerkiksi lasten päiväkotiin vienti ja haku.
6 Huomioi etätyö verotuksessa. Automaattisen tulonhankkimisvähennyksen (750 €) lisäksi olet todennäköisesti oikeutettu työhuonevähennykseen, jos teet säännöllisesti etätyötä kotona. Myös muut etätyöstä aiheutuvat kulut voivat olla vähennyskelpoisia.
Yt-neuvottelu hoituu etänä
Oman lisänsä Virpi Jääskön etätyöhön tuo se, että hän on JHL:läisten pääluottamusmies ja osallistuu etänä käynnissä oleviin yt-neuvotteluihin.
– Käyn ihan ensimmäistä kertaa yt-neuvotteluja skypen välityksellä, hän kertoo.
Kyse ei ole koronan aiheuttamista lomautuksista, vaan muutamasta virastomestarista, joiden työt vähenevät, koska Oulun ammattikorkeakoulu muuttaa OSAO:n tiloista yliopiston yhteyteen.
7 Valmistaudu etäpalavereihin samoin kuin tavallisiin kokouksiin. Varmista, että tekniikka toimii. Opettele käyttämään sähköisiä työkaluja. Kuuntele muita – pyydä puheenvuoro, kun sinulla on asian kannalta tärkeää sanottavaa.
Jääskö on huomannut, että skype-yhteydellä neuvoteltaessa puheenvuorot ovat tarkkaan harkittuja ja keskustelua tulee kuunneltua tarkemmin kuin nokitusten istuttaessa.
– Tämä johtuu varmaan siitä, ettei toisten ilmeitä voi seurata samalla tarkkuudella kuin kasvokkain istuttaessa. Kenelläkään ei ole tarvetta myöskään jaaritella, ja siksi neuvottelut ovat tehokkaita
Sama havainto pätee Jääskön mielestä myös muihin etäkokouksiin.
Yt-neuvottelun piirissä oleviin virastomestareihin hän on pitänyt yhteyttä puhelimitse.
– Jäsenten tukemisen kannalta tapaaminen olisi tietenkin parempi vaihtoehto, Jääskö sanoo.
8 Huolehdi sosiaalisten suhteiden säilymisestä työyhteisöön, jos teet pääsääntöisesti etätyötä. Käy säännöllisesti työpaikalla. Myös virtuaalinen kahvihetki on keino ylläpitää sidettä työkavereiden kesken. Yhteydenpidon merkitys korostuu, jos työpaikalla käydään yt-neuvotteluja.