Det kan vara lockande för arbetsgivare att spåra var deras arbetstagare befinner sig. Det är emellertid mycket man måste beakta innan man kan börja spåra någon.
1 Vilka är förutsättningarna för att spåra någon?
Om en arbetsgivare vill spåra sina arbetstagare måste hen i synnerhet beakta EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) samt lagen om integritetsskydd i arbetslivet.
Att spåra fordon eller arbetstagare i anknytning till arbetet kan vara tillåtet om arbetsgivaren har sakliga grunder och behov för det. En sådan grund kan vara att trygga arbetstagarnas säkerhet eller att styra resurser, såsom fordon, till rätt plats. Arbetsgivaren måste se till att behovet av spårning bedöms separat för varje uppgift och att arbetstagarna som spåras är medvetna om det.
Arbetstagare kan spåras direkt, till exempel via deras mobiltelefoner, eller indirekt, till exempel via en spårningsapparat som installerats i bilarna som arbetstagarna använder. Om arbetsgivaren spårar ett fordon som används i arbetet, anses det även vara spårning av arbetstagaren ifall man utifrån fordonet kan fastställa dess användare.
Läs mer: Juristen svarar: Vad ska man beakta när man ingår ett arbetsavtal?
2 Vad måste arbetsgivaren göra på förhand?
Arbetsgivaren får endast behandla personuppgifter som har direkt relevans för anställningsförhållandet. Det här kravet får arbetsgivaren inte avvika från ens om arbetstagaren samtycker till det. Att spåra arbetstagaren i smyg är förbjudet. Man måste också på förhand fastställa för vilket ändamål uppgifterna samlas in, och de kan endast användas för detta ändamål.
Innan arbetsgivaren använder spårningsuppgifter måste hen göra en konsekvensbedömning enligt dataskyddsförordningen. Bedömningen måste alltid göras om behandling av uppgifterna kan innebära en hög risk för personens rättigheter och friheter. Det är fallet till exempel när uppgifter om var arbetstagaren befinner sig används för systematisk övervakning.
Arbetstagaren måste vara medveten om spårningen.
Spårning kan anses vara övervakning med tekniska metoder. Syftet, ibruktagningen och metoderna för sådan övervakning ska behandlas i enlighet med samarbetslagstiftningen. Om arbetsgivaren inte har tillräckligt många anställda för att omfattas av samarbetslagstiftningen, är hen ändå skyldig att bereda arbetstagarna eller deras representanter ett tillfälle att bli hörda i dessa angelägenheter.
3 Kan man använda spårningsuppgifter för att övervaka arbetstiden?
Enligt dataskyddsombudet ska spårningsuppgifter inte i regel användas för att övervaka arbetsrättsliga skyldigheter, såsom arbetstiden. Spårning får användas för detta ändamål om arbetstagaren helt och hållet eller till största del arbetar någon annanstans än i arbetsgivarens lokaler och det inte finns andra, mindre invasiva metoder att övervaka arbetstiden.
Om arbetsgivaren tänker övervaka och följa arbetstiden via spårning måste hen på förhand fastställa att detta är syftet med spårningen. Om detta inte har fastställts på förhand och ärendet inte har behandlats enligt samarbetslagstiftningen på arbetsplatsen, får spårningsuppgifterna inte användas för att övervaka att arbetstagaren följer anställningsvillkoren. Arbetstagaren måste se till att arbetstagaren kan stänga av spårningen ifall den spårade enheten (exempelvis mobiltelefonen eller bilen) kan användas utanför arbetstid. Arbetsgivarens direktions- och övervakningsrätt gäller inte på fritiden eller på sådan tid där arbetstagaren till exempel är befriad från arbetet för att sköta ett förtroendeuppdrag.
Läs mer om dataskydd i arbetslivet i Dataskyddsombudets Handbok i dataskydd i arbetslivet.
Laura Kovalainen arbetar som jurist inom området för juridiska ärenden vid JHL.