Yhteistoimintaneuvotteluja säätelee kolme eri lakia, jotka ovat laki yhteistoiminnasta yrityksissä, laki yhteistoiminnasta valtion virastoissa ja laitoksissa sekä laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa. Artikkeli koskee kaikkia kolmea lakia.
Kun työnantaja harkitsee toimenpiteitä, jotka voivat johtaa yhden tai usean työntekijän irtisanomiseen, lomauttamiseen tai osa-aikaistamiseen tuotannollisella tai taloudellisella perusteella, on sen lain mukaan neuvoteltava henkilöstön edustajien kanssa.
Työnantajan on neuvoteltava aidosti yhteistoiminnan hengessä ja noudatettava laissa säädettyjä määräaikoja. Määräajoista voi sopia toisin. En kuitenkaan suosittele sopimista, mikäli ei ole täysin varmaa, että neuvottelut täyttävät kaikki lain vaatimukset.
Neuvotteluaikojen lisäksi yhteistoimintaneuvottelujen tulee vastata lain vaatimuksia myös sisällöllisesti. Työnantajalle on säädetty tiedonantovelvollisuus, mikä mahdollistaa neuvottelujen käymisen asianmukaisesti.
Myös henkilöstön edustajilla on prosessissa erittäin tärkeä rooli. Siksi heidän tulee perehtyä neuvotteluissa käsiteltäviin asioihin huolellisesti. Lisäksi edustettavien työntekijöiden asiantuntemusta voi hyödyntää.
Henkilöstön edustaja voi pyytää työnantajalta pöytäkirjan pitämistä, mikä on kaikkien osapuolten etu. Pöytäkirjoista on käytävä ilmi ainakin neuvottelujen tulokset ja osapuolten eriävät kannanotot. Henkilöstön edustajien on syytä ottaa rohkeasti esille vaihtoehtoisia ratkaisuja ja varmistaa, että kaikki oleellinen ja asianmukainen keskustelu kirjataan pöytäkirjaan. Pöytäkirja vahvistetaan osapuolten allekirjoituksilla. Lisäksi henkilöstön edustajat voivat laatia pöytäkirjojen liitteeksi omia kannanottojaan neuvotteluista.
Yhteistoimintaneuvottelut tulee käydä sellaisessa vaiheessa, jossa henkilöstön ja työnantajan välinen vuorovaikutus voi toteutua aidosti. Oikea aika on silloin, kun neuvottelujen kohteena olevasta asiasta on jo sellainen varmuus, että sen henkilöstövaikutuksia voidaan arvioida. Neuvottelut on käytävä, kun vähentämistarve on ilmeinen mutta ei vielä varma.
Ennen neuvottelujen käynnistämistä työnantajalta edellytetään suunnitelmia, arvioita ja harkintoja. Käytännössä työnantajan on laadittava neuvottelujen pohjaksi ehdotus eli suunnitelma siitä, miten yritystoiminta on tarkoitus järjestää ja mitkä ovat toiminnan järjestämisen henkilöstövaikutukset. Yhteistoimintaneuvottelu kohdistuu työnantajan laatimaan suunnitelmaan, mutta työnantaja ei saa esittää sitä ainoana mahdollisena ratkaisumallina. Neuvotteluissa käsitellään, miksi työ vähenee, mihin työhön väheneminen kohdistuu ja mitkä ovat vähentämisen vaihtoehdot.
Neuvotteluissa on käsiteltävä suunnitellun toimenpiteen perusteita ja vaikutuksia sekä mahdollisia vaihtoehtoja. Tällöin selvitetään tarkasti, miten vähentämisen kohteena olevaa henkilöstöpiiriä voitaisiin rajoittaa ja vähentämisestä aiheutuvia seurauksia lieventää. Työnantajan on selvitettävä eri yksiköiden tilanteet huolellisesti. Neuvotteluissa on käytävä läpi erityisesti työnantajalla olevat koulutus- ja uudelleensijoitusvelvollisuudet sekä vapaaehtoiset osa-aika-, opintovapaa- tai eläkejärjestelyt.
Henkilöstön edustajan huolellisuuteen kannustaa myös laissa työnantajalle seuraamukseksi säädetty hyvitys. Hyvitystä voi vaatia työntekijä, joka on neuvottelujen jälkeen tullut osa-aikaistetuksi, lomautetuksi tai irtisanotuksi tuotannollis-taloudellisella perusteella. Hyvitykseen voivat oikeuttaa esimerkiksi neuvotteluvelvoitteen sisältöä ja tiedonantoa koskevat työnantajan laiminlyönnit