Det finns tre lagar som reglerar samarbetsförhandlingarna: lagen om samarbete inom företag, lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar och lagen om samarbete mellan kommunala arbetsgivare och arbetstagare. Denna artikel gäller alla tre lagar.
Om en arbetsgivare överväger åtgärder som kan leda till att en eller flera arbetstagare sägs upp, permitteras eller överförs till anställning på deltid av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker, måste arbetsgivaren enligt lagen inleda förhandlingar med representanter för personalen.
Arbetsgivaren ska förhandla i en genuin anda av samarbete och följa de tidsfrister som anges i lagarna. Det är möjligt att komma överens om andra tidsfrister, men det rekommenderar jag inte om det inte är helt säkert att förhandlingarna uppfyller alla krav i lagstiftningen.
Förutom förhandlingstiderna måste även förhandlingarnas innehåll uppfylla de krav som ställs i lagen. Arbetsgivaren en skyldighet att lämna nödvändiga uppgifter för att möjliggöra förhandlingarna.
Personalrepresentanterna spelar en viktig roll i processen och måste därför vara väl insatta i de frågor som tas upp. Även arbetstagarna som representeras kan ha värdefull kunskap att dra nytta av.
Personalrepresentanten kan be arbetsgivaren att upprätta protokoll över förhandlingarna, vilket gynnar alla parter. Protokollet ska ange förhandlingarnas resultat och eventuella avvikande synpunkter som parterna haft. Därför är det viktigt att man som personalrepresentant föreslår alternativa lösningar och ser till att alla väsentliga frågor som diskuterats antecknas i protokollet. Protokollet ska undertecknas av båda parter. Personalrepresentanterna kan dessutom bifoga sina egna ställningstaganden till protokollet.
Samarbetsförhandlingarna ska föras i ett skede då det finns en genuin möjlighet till dialog mellan personalen och arbetsgivaren. Rätt tidpunkt är när det råder tillräcklig klarhet om förändringarna för att kunna uppskatta konsekvenser för personalen. Förhandlingarna blir aktuella när behovet av personalminskningar är uppenbart, men inte helt säkert.
Innan förhandlingarna inleds ska arbetsgivaren ha sina planer, uppskattningar och bedömningar klara för sig. I praktiken innebär det att arbetsgivaren ska ta fram ett förslag eller en plan att inleda förhandlingarna utifrån, där man beskriver hur företagsverksamheten är tänkt att förändras och vilka konsekvenser det kommer att ha för personalen. Samarbetsförhandlingarna ska utgå från arbetsgivarens plan, men arbetsgivaren får inte lägga fram sin plan som den enda möjliga lösningen. I förhandlingarna behandlar man orsakerna till att arbetet minskar, vilka arbetstagare som påverkas och vilka alternativ som finns till personalminskningar.
Även grunderna för och konsekvenserna av den planerade åtgärden ska behandlas, liksom möjliga alternativ. På så sätt kan man utreda möjligheterna att begränsa den påverkade personalgruppen och lindra följderna av minskningen för arbetstagarna. Arbetsgivaren ska undersöka situationen vid olika enheter omsorgsfullt. I förhandlingarna behandlas särskilt arbetsgivarens utbildnings- och omplaceringsskyldigheter samt eventuella frivilliga deltids-, studieledighets- och pensionsarrangemang.
En ytterligare orsak för personalrepresentanterna att vara noggranna är bestämmelserna om en gottgörelse vid försummelser från arbetsgivarens sida. Gottgörelse kan krävas av arbetstagare som överförts till anställning på deltid, permitterats eller sagts upp på ekonomiska grunder eller produktionsrelaterade orsaker om arbetsgivaren försummat sina skyldigheter vad gäller förhandlingarnas innehåll eller sin uppgiftsskyldighet.