Lönesekreteraren Jing Li och hennes kolleger ser till att du får din lön på kontot. För att det ska bli rätt måste alla dra sitt strå till stacken: arbetstagaren, chefen och lönesekreteraren.
Lönesekreteraren Jing Li, 40, pustar ut. Hon har precis skickat iväg de allra sista bekräftelserna på löner som ska finnas på de anställdas konton följande dag. Vanligtvis ska bekräftelserna göras två dagar före utbetalning, men veckan före intervjun har Korsholms kommun råkat ut för en serverkrasch.
– Det gick inte att jobba. Folk började städa skåp och annat som man normalt inte har tid med, berättar Jing Li.
Felet var allvarligt. Två dagar efter kraschen inrättade it-avdelningen en omväg för bland annat löneavdelningen, så att lönesekreterarna kom åt löneprogrammet. Men det program cheferna matar in all information i kommunicerade fortfarande inte med löneprogrammet så tilläggen för obekväma uteblev ur lönerna.
– Vi måste skicka brev till alla och förklara. För många är tilläggen väldigt viktiga, konstaterar Jing Li.
Kollegernas stöd oumbärligt
Hon är en av tio personer som räknar löner för de cirka 1 600 anställda i Korsholms kommun. En del av dem har också andra arbetsuppgifter, främst inom personalförvaltningen. Li ansvarar för lönerna för ungefär 200 anställda. De jobbar på äldreboenden, närsjukhuset, socialavdelningen och som stödpersoner och elevassistenter.
– Det finns så många komplicerade frågor som datorn inte kan avgöra.
En lönesekreterare måste vara noggrann, organiserad, stresstålig och ha öga för detaljer, säger Li. Det gäller att hålla koll på de centrala kommunala kollektivavtalen: det allmänna kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet AKTA, läkarnas kommunala avtal LÄKTA, läraravtalet UKTA, tekniska sektorns avtal TS och de timavlönades kollektivavtal TIM-AKA. Eftersom Li började som lönesekreterare så sent som i mars förra året är hon ibland osäker på hur kollektivavtalen ska tillämpas.
– Då går jag till mina mer erfarna kolleger, och de kan säga ganska rakt att det ska vara så här, eller att vi försöker göra så här. Det känns bra.
Stödet från kollegerna är oumbärligt i arbetet som mer och mer handlar om problemlösning.
– Datorn sköter ju själva räknandet, men det finns så
många komplicerade frågor som datorn inte kan avgöra.
Deadline två gånger i månaden
Korsholms kommun har två deadlines för löneuppgifter. En del anställda får sina löner den 15 varje månad och deras chefer ska ha lämnat alla uppgifter senast den tredje. Resten får sina löner den sista varje månad och uppgifterna för de lönerna ska lämnas den 18.
Sedan går lönesekreterarna igenom alla uppgifter och gör nödvändiga ändringar. Ungefär en vecka senare tar de ut en lönekontrollista och går igenom varje anställds lön.
– Här kan jag upptäcka att någon inte fått sin semesterlön till exempel och undersöka vad felet beror på.
Två dagar innan lönerna ska vara på de anställdas konton bekräftar lönesekreterarna att löneuppgifterna är riktiga och skickar summorna som ska betalas ut till en administrativ löneräknare som skickar gireringarna till banken.
Hela kedjan måste fungera
För att lönerna ska bli rätt måste var och en i kedjan göra sin andel. De anställda måste se till att lämna in skattekort och pricka in semestrar och anhålla om ledigheter – på flera ställen om de har flera arbetsplatser, till exempel som elevassistent och eftisledare. Cheferna måste se till att anmäla alla tillägg som ska betalas och om någon till exempel slutar.
– Chefen kanske har glömt att meddela att en person slutat i april, och i maj ringer hen och frågar varför hen har fått lön. Då måste vi skicka en räkning.
– Ingen blir glad, oavsett om de fått för mycket eller för litet.
En gång hade löneuppgifterna för en personalgrupp inte kommit in före deadline och sedan blev Li sjuk i en vecka. Den personalgruppen fick sin lön försenad. Andra gånger har Li bett sina kolleger om hjälp.
– Det känns som att jag inte bara får vara sjuk utan
att tänka på arbetet. Jag måste tänka på allt som är ogjort.
Fel kan ta timmar att reda ut
Det är viktigt att bemöta arga arbetstagare som fått fel lön sakligt, eftersom det är frågan om kundtjänst, säger Li.
– Ingen blir glad, oavsett om de fått för mycket eller för litet. Ibland märker de felet innan vi hunnit betala ut pengarna och då hinner vi rätta till det.
Efteråt är det bäst att skicka e-post, eftersom det kan ta timmar att reda ut var felet ligger. Det händer också att Li får positiv respons.
– Ja, om jag är snabb med någonting, intyg som behövs för a-kassan eller någon speciell kundbetjäning, men nu för tiden finns det så lite tid för individuell kundbetjäning.
Skrev egen manual till löneprogram
Korsholms kommun har nyligen bytt datasystem för löneräkningen. Det nya programmet, Unit4 Business, används i Sverige och Norge, men har inte tidigare anpassats för finska arbetsmiljöer, lagar och kollektivavtal. Utvecklingsarbetet med leverantören pågår fortfarande.
– Jag kände ett behov att ta en examen också på finska och läste till merkonom.
Någon handbok för systemet har löneavdelningen inte fått. I stället har Li fyllt två mappar med anvisningar som hon själv skrivit. Korsholm hade för avsikt att minska på personalen på löneavdelningen med hjälp av det nya systemet, men tills vidare har behovet av arbetskraft inte minskat, säger Li.
Också inkomstregistret ställer till det – det har blivit svårare att fixa fel.
– Det får inte vara minus på löneraden. Men om någon
fått för mycket måste det ju bli minus.
Tradenom och merkonom
Jing Li kom till Finland för att studera vid Vasa yrkeshögskola som utbytesstuderande. Hon kommer från Wuhan som ligger vid Yangtzefloden i centrala Kina, cirka 800 kilometer väster om Shanghai. I Wuhan studerade hon hotelladministration, men studierna i Vasa motsvarade inte förväntningarna och hon bytte snabbt linje. Hon tog sedan en tradenomexamen på engelska i Vasa.
I Vasa träffade hon också sin finlandssvenska man och beslutade sig för att stanna. Hon läste svenska och finska på Evangeliska folkhögskolan, och fick ett jobb på ett litet företag som importerade bland annat arbetskläder och textiler från Kina. Där jobbade hon i nio år. Sedan kände hon ett behov att ta en examen också på finska och läste till merkonom på drygt ett år.
Jobbet på Korsholms kommun hörde hon om av en vän. Hon blev intresserad av jobbet för att hon ville prova på något nytt och för att det har att göra med siffror.
– Jag frågade runt och ganska många hör till JHL.
– Jag har alltid klarat mig bra i matte.
Jing Li gick med i JHL efter att hon börjat jobba på kommunen. Tidigare hörde hon till Servicefacket Pam eftersom hon jobbade på ett företag.
– Min man sade att jag borde kolla vilket fack jag ska gå med i när jag jobbar på kommunen. Jag frågade runt och ganska många hör till JHL.
I Kina tänker man mer kollektivt
När Jing Li kom till Vasa fanns där inte mycket utlänningar. Numera har kineser som bor i Vasa en egen grupp i chattjänsten We Chat.
– En del trivs bättre än andra, men det är mycket bättre än när jag kom hit i början av 2000-talet.
– I Kina går arbetet alltid före, och du uppmuntras att jobba obetald övertid.
Den största skillnaden mellan det finländska och det kinesiska arbetslivet är att man i Kina tänker mer kollektivt än här, säger Jing Li.
– I Kina går arbetet alltid före, och du uppmuntras att
jobba obetald övertid. Här är alla medvetna om sina rättigheter. Jag jobbar
deltid medan mitt barn är under tre år och FPA betalar en ersättning. I Kina
finns inget sådant.
Extra jobb hela sommaren
Orsaken till serverkraschen var att den inbyggda programvaran i en betydande del av kommunens servrar inte fungerade som den skulle. Kraschen påverkade nästan alla sektorer inom kommunen. Hälsovårdscentralens läkare kom inte åt journalerna och ekonomiförvaltningen kunde inte betala räkningar. Personalen kunde inte ta emot extern e-post. En del filer gick helt förlorade.
It-avdelningen återställde datakommunikationen så småningom, men på lönekontoret orsakade kraschen extra jobb hela sommaren.
– En del beslut kom inte fram, och andra kom fram två gånger då de som matat in dem var osäkra på om det kommit fram och matade in en gång till, säger Jing Li.