I hur hög grad är det vettigt att automatisera och samordna olika arbetsmoment? Det är en fråga som Jari Hakala ofta måste fundera på i sitt jobb på NTM-centralens fiskerienhet.
Jari Hakala, 38, tänkte sig en karriär i företagsbranschen.I stället jobbar han i dag på NTM-centralen i Egentliga Finland med Vasa som placeringsort.
– Jag hade aldrig sett mig som framtida tjänsteman, utan trodde jag skulle bli företagsanalytiker. Men jag är nöjd med att ha hamnat här.
Hakala promenerar förbi ett stort, öppet kontorslandskap. Han tar sikte på ett mötesrum som lämpar sig bättre för samtal.
– Före coronan distansarbetade jag nästan inte alls, men jag satt ändå väldigt sällan på min plats.
Hakala jobbar med fiskeövervakning, en relativt marginell del av helheten kring näring, trafik och miljö. Han och hans kollegor samordnar nationell och europeisk fiskelagstiftning och ser till att direktiven tillämpas så smidigt som möjligt.
Ett konkret mål är att säkerställa att kommersiella fiskare inte överskrider tillåtna fångstkvoter för olika arter och områden. Tidigare fyllde yrkesfiskarna i uppgifter om fångster för hand och skickade in anmälningarna per post. Det var svårt för NTM-centralen att reagera snabbt på misstänkta oegentligheter.
– Vi visste inte när båtarna skulle anlöpa och vad de hade ombord. Det ledde till att fiskeinspektörerna ibland måste stå långa tider på pass i hamnarna.
Vill vara ett steg före
År 2009 började Jord- och skogsbruksministeriet utveckla ett elektroniskt rapporteringssystem för fiskefartygen och dem som köpte upp fisken. Jari Hakala koordinerade projektet tillsammans med tjänstemän från ministeriet medan kodandet sköttes av utomstående.
Mot slutet av 2014 tyckte EU-kommissionen att det var dags att komma till resultat och gav Finland ett ultimatum. På kort varsel installerade Hakala och ett par andra elektroniska loggbokssystem på 47 båtar stationerade mellan Torneå och Lovisa. Samtidigt lärde de befälhavarna använda programmet.
– Programmet var inte helt klart i december, men vi körde med den version vi hade. Senare ändrade vi uppbyggnaden för själva databasen där vi lagrar och hanterar information.
– När Finland gick med i EU förband vi oss vid en viss typ av gemensamma mål, på gott och ont.
I dag får NTM-centralen in uppgifter om fångstvolymer och -platser från fiskare i så gott som realtid. Uppgifterna korskörs med data från bland annat satelliter och uppköpare. Övervakningen koncentreras på större fiskefartyg, som sannolikt gör mest skada på fiskebeståndet om de inte följer reglerna.
Varje vecka gör minst två personer kontrollbesök på fiskebåtar. Hakala är sällan en av dem, eftersom han koncentrerar sig på systemutveckling, riskanalys och samordning av data. Det trivs han bäst med.
– I utvecklingsarbete gäller det att ständig vara ett steg före nuet. Jag har lätt för att ta in ny information, men tappar snabbt intresset om jag inte kan sätta in detaljer i en större kontext.
Genom att utveckla nationella system kan Finland använda insamlade uppgifter på ett mångsidigt sätt och dra nytta av beprövade tekniska lösningar i olika sammanhang.
– När Finland gick med i EU förband vi oss vid en viss typ av gemensamma mål, på gott och ont. Det har fört med sig mer byråkrati, men också lett till att det finns kontinuitet och struktur i verksamheten, säger Hakala.
Han påpekar att minskad byråkrati från statens sida skulle skyffla över ansvaret för flera funktioner på företagaren eller näringsidkaren själv.
Kamratstöd på kaffepauserna
Hakala är uppvuxen i en tvåspråkig familj i Vasa. Efter studenten började han studera företagsekonomi och siktade på att bli tradenom. Han var speciellt intresserad av hur massinsamlad data kunde användas och analyseras för att nå specifika målgrupper och påverka deras beteende.
Under tredje studieåret fick han arbetspraktik vid dåvarande TE-centralen. I början jobbade han med företagarinformation och därefter blev han ombedd att hjälpa till med ett projekt om lantbruksstöd. Nu är det tio år sedan dess.
– Jobbet på fiskerienheten är väldigt omväxlande, eftersom vi har hand om allt från finansiering till övervakning och grundadministration. Så länge jag inte blir en grå person som bara sitter och nickar på möten stannar jag kvar.
Hakalas arbetsdagar består i stort sett av möten med det egna teamet, jord- och skogsbruksministeriet, EU-anställda och Ålands landskapsregering. Med sina närmaste kollegor talar han finska, men vid möten med fiskerimyndigheter i Sverige, Danmark och på Åland byter han till svenska. I internationella sammanhang är arbetsspråket engelska.
Hakala upplever att han har ganska stor frihet att föra framåt ärenden inom ramen för sitt tjänsteuppdrag. Ifall han kör fast, är hjälpen nära. I samma ämbetshus som Österbottens och Sydösterbottens NTM-centraler finns nämligen också AVI och TE-byrån. Sammanlagt har de flera hundra arbetstagare.
– Jag får bra kamratstöd på kaffepauserna. Få problem är unika och folk delar gärna med sig av sin specialkunskap och erfarenhet.
Hakala anser att statliga myndigheter borde bli bättre på att samordna sina tjänster. Då skulle kunden inte behöva röra sig mellan olika servicepunkter utan få den service hen behöver från ett och samma ställe och av en enda person.
– Frågan är hur mycket lönar sig att automatisera tjänster och funktioner? I vilken mån kan man samordna processer utan att förenkla för mycket, funderar Hakala.
Man måste få misslyckas
Alla JHL-medlemmar som jobbar i ämbetshuset på Brändö hör till samma förening. Jari Hakala har varit deras förtroendeman i flera år och även representerat personalen i NTM-centralens ledningsgrupp.
– I statens tjänst finns det en sak som är konstant: förändring. Jag märkte snabbt att jag måste aktivera mig fackligt om jag vill vara med och påverka och lösa problem.
– I statens tjänst finns det en sak som är konstant: förändring.
Under coronan har allt fler vid NTM-centralen insett att byråns kontorslandskap inte till alla delar lämpar sig för varierande arbetsuppgifter. För närvarande pågår en renovering för att dela in lokalerna bland annat utgående från arbetets art.
Hakala välkomnar förändringen, som i bästa fall kan minska kringflackandet på jobbet. Hur det än blir, vill han fortsätta sköta sina uppgifter så att andra också kommer vidare med sitt.
– Jag vill inte vara en bromskloss. I alla fall inte avsiktligt, säger han med ett skratt.
I Hakalas arbete ska man vara öppen och flexibel. Som bäst är jobbet när en oväntad eller utomstående aktör ger positiv feedback. Svårast och samtidigt intressantast är det att ta sig an en helt ny uppgiftshelhet.
– Om jag gör bort mig, är det alltid någon som lider. Samtidigt måste det finnas utrymme för att misslyckas. Det är genom att analysera och korrigera sina misstag som man lär sig mest.