Även en erfaren förhandlare kan göra sig skyldig till tre nybörjarmisstag. Harri Gustafsberg, före detta polis och förhandlingscoach, berättar hur du utgår med segern vid förhandlingsbordet.
En bekant situation i varje barnfamilj: Barnet i familjen har fått i uppgift att ta ut soppåsen varannan vecka, men tonåriga Ilari skulle inte kunna bry sig mindre om avtalet och dess förpliktelser.
Hur borde en vuxen agera i situationen? Frågan går till Harri Gustafsberg, 54. Han är en före detta polis som har inlett en ny karriär som coach i förhandlingskunskaper och stresshantering. Han jobbar också som verkställande direktör på ett företag som säljer mentorskapstjänster.
– Åtminstone lönar det sig inte att tappa tålamodet. Då har man förlorat spelet, säger han.
Man kan försöka motivera en olydig tonåring med höjd eller förlorad veckopeng.
– Det viktigaste är att fortsätta föra dialog. Barnuppfostran om något handlar om kontinuerlig förhandling.
1 Förbättra dina sociala färdigheter
Innan Gustafsberg blev coach, jobbade han länge i polisens beredskapsenhet Karhu. Han berättar om en ytterst knepig förhandlingssituation från sin karriär som polis.
– På andra sidan dörren finns en person som planerar att begå självmord, och man måste få hen att tänka om. Även den här situationen måste man försöka lösa genom att förhandla. Ibland lyckas man, ibland inte.
Ytterligare ett exempel på en tuff förhandlingssituation är de pågående kollektivavtalsförhandlingarna inom kommunsektorn. Åtminstone än så länge ligger förhandlingsparternas ståndpunkter långt ifrån varandra.
– På andra sidan dörren finns en person som planerar att begå självmord, och man måste få hen att tänka om.
Dessutom har vårdarfacken Tehy och Super avsevärt större krav på löneförhöjningar än andra, vilket orsakar oenighet i löntagarorganisationerna.
– Förr eller senare måste man förhandla sig fram till ett avtal också vid det bordet, säger Gustafsberg.
Läs också: Päivi Niemi-Laine: Genom avtal, tillsammans – inte dikterat
För honom handlar allt om förhandling, om det sedan är barnuppfostran, vård av mänskliga relationer, löneförhöjningar eller företagande.
– Förhandling spelar en stor roll i strategin för ett gott liv. De som har goda kommunikationskunskaper klarar sig bäst.
2 Lär känna dig själv
Boken Taktinen neuvottelu (Taktisk förhandling) av Harri Gustafsberg och Sami Sallinen tränger in i människosinnet och visar vilken nytta man har av självkännedom i förhandlingssituationer.
– Att utveckla sina förhandlingskunskaper förutsätter att man blir bekant med sig själv. Det räcker inte att skrapa på ytan, man måste också våga rota i de mörka sidor som då och då dyker upp.
Enligt Gustafsberg skyller de flesta av oss sina problem på andra.
– Det är lättare att skylla på chefen eller partnern än att se sig själv i spegeln. Att känna till sina egna inre processer är en stor fördel både i vardagen och vid förhandlingsbordet.
3 Förbered dig väl
Den som är bättre förberedd brukar dra det längsta strået vid förhandlingar. I förberedelserna ingår
- att man skapar sig en realistisk lägesbild
- uppställande av mål
- val av förhandlingsstrategi
Enligt Gustafsberg lönar det sig att ställa upp konkreta mål för löneförhandlingar. Dessutom måste man kunna motivera målen.
För en anställd kan det vara en unik situation att be om löneförhöjning. Arbetsmarknadsorganisationernas yrkesförhandlare bryter i sin tur arm om löner och andra anställningsvillkor med två, tre års mellanrum.
– Det underlättar att ha en realistisk lägesbild när man ställer upp mål. Vissa saker kan man påverka, andra inte. Att acceptera det är viktigt. Annars blir man besviken.
4 Välj stil enligt situationen
Det kan vara till nytta att man är bekant med motparten i förhandlingarna – eller så inte.
– Om du förhandlar om förnyelse av avtal med en kund som är nöjd med den tidigare servicen, är utgångspunkten bra. Men om den service som du erbjuder inte har motsvarat förväntningarna är din förhandlingsposition ganska obekväm, påpekar Gustafsberg.
Kännedom om motpartens sätt att reagera kan hjälpa en att välja en lämplig förhandlingsstil. I boken Taktinen neuvottelu presenteras följande huvudstilar:
- målmedveten och tävlingsinriktad
- samarbetsvillig och försonlig
- anpassningsbar och flexibel
- analytisk och eftertänksam
En förhandlare är inte bunden till en enda stil.
– Den mänskliga personligheten är flerdimensionell. Den innehåller genetiska anlag samt allt som man har lärt sig och upplevt under livets gång. Det kan hända att vi är beslutsamma på jobbet och flexibla hemma, beroende på hurdan inre historia vi berättar för oss själva i varje enskilt fall.
Förhandlingsstilarna är inte könsbundna, även om målmedvetenhet och tävlingsinstinkt lätt förknippas med det manliga könet. Försonlighet och flexibilitet har å sin sida traditionellt betraktats som kvinnliga egenskaper.
– Se på Finlands regering så kan du komma på andra tankar, kommenterar han.
Valet av förhandlingsstil beror på respektive situation. Som bäst är stilen en del av den taktik som man har valt.
Enligt Gustafsberg byter en skicklig förhandlare stil vid behov. Man kan börja målmedvetet och gå vidare tills man får respons. Efter det kan man bli flexibel. Eller så kan man vara sträng i en sak och försonlig i en annan.
5 Dra nytta av omständigheterna
En bra förhandlare ser till att omständigheterna är lämpliga för hen. Då maximerar hen sina chanser att lyckas.
Tänk efter när du är på topp och när din energinivå är som högst. Och hur är det med motparten?
Var världens ledare förhandlar är inte en slump.
Valet av förhandlingsplats har också betydelse. Var världens ledare förhandlar är inte en slump.
– Oftast äger förhandlingarna rum på neutral mark. Så går man till väga till exempel då motparterna är i krig med varandra och opartiska länder, såsom Schweiz, strävar efter att främja fredsprocessen.
I företagsvärlden brukar den starkare parten köra över de andra och välja var förhandlingarna ska äga rum. Det innebär hemmafavör för den starkare parten.
Traditionellt äger kollektivavtalsförhandlingarna rum i arbetsgivarsidans lokaler. I den privata sektorn betyder det Södra kajen 10, där Finlands Näringsliv EK, Palta och andra centrala arbetsgivarorganisationer har sina kontor. Inom den offentliga sektorn står Statens arbetsmarknadsverk VTML och Kommun- och välfärdsområdesarbetsgivarna KT värd för förhandlingarna i sina lokaler.
Skulle utgångspunkterna vara mer jämlika om förhandlarna turvis skulle samlas i arbetsgivarsidans och arbetstagarsidans lokaler? Enligt Gustafsberg är det något man bör överväga.
Vid den senaste avtalsrörelsen testade man förfarandet då man förhandlade om kollektivavtalet för AVAINTA Arbetsgivarna. Kollektivavtalet i fråga tillämpas bland annat på kommunägda aktiebolag.
Ett skolexempel på manipulering av omständigheterna är det förfarande som riksförlikningsmannens byrå tillämpat redan en länge tid. När olika parter i en arbetstvist kallas till byrån, bjuds förhandlarna inte på kaffe eller bulle, utan endast kranvatten. Avsikten är inte att man ska trivas, utan snabbt nå en överenskommelse.
6 Sträva efter att vinna motpartens förtroende
Även en erfaren förhandlare kan göra sig skyldig till nybörjarmisstag och misslyckas vid en förhandling.
– Det finns tre stora nybörjaraktiga misstag: ignorans, arrogans och fientlighet. Om man utöver dessa har fullständigt orealistiska förväntningar, är man dömd att misslyckas, säger Gustafsberg.
– Det finns tre stora nybörjaraktiga misstag: ignorans, arrogans och fientlighet.
Om en förhandlare är nonchalant mot andras behov, tär det på förtroendet. En arrogant attityd ger en bild av att man själv vet allting bättre, och öppen fientlighet påverkar atmosfären negativt.
Enligt Gustafsberg kan en förhandling vara tuff, men ske i en bra och konstruktiv anda. Då är det lättare för båda att göra kompromisser.
– Det handlar om förtroende. Mellan gamla bekanta bygger det på erfarenhet, då vi träffar en ny person är vi tvungna att fundera på om personen är äkta eller om hen visar upp en roll.
Läs också: 10 + 1 steg: Så förbereder du dig på strejk
Uppfattningen om äkthet skapas enligt Gustafsberg genom att man är konsekvent.
– Om motparten är inkonsekvent beträffande småsaker, börjar man misstänka att detsamma sker då det handlar om något stort och viktigt.
7 Förhandla lugnt
Förhandlingar är lite som maratonlopp. Kollektivavtalsförhandlingarna sträcker sig till och med över flera månader. Det kan kännas tröttsamt för förhandlarna.
Medierna väntar på nyheter bakom dörren. Samtidigt ställer medlemskårens förväntningar press på förhandlarna – särskilt om förväntningarna har väckts med avsikt.
– Stress tär på mentala och fysiska krafter.
– Trycket utifrån orsakar stress, och stress tär på mentala och fysiska krafter.
En stressad människa kan bete sig impulsivt, till exempel såra motparten, vilket inte bådar gott för resultatet.
Man kan lära sig att hantera stress. Det är inte lätt, eftersom människan är en psykofysisk helhet: fysiologin påverkar medvetandet och känslorna, och de interna processerna i sinnet påverkar kroppen.
– En bra förhandlare vet hur stressmekanismen fungerar. Förståelsen av den är nyckeln till stresshantering och hjälper en att stänga ut externa impulser.
Ett vanligt råd till yrkesförhandlare är att de ska hålla sig i bra fysisk form.
– Det är ett bra råd. Men det finns undantag, såsom Martti Ahtisaari. Då han ledde fredsförhandlingar verkade det inte som om han skulle ha varit i jättebra fysiskt skick, men han var otroligt stark mentalt.
Den mästerliga förhandlaren byggde upp fred i Kosovo 2008. För sina långvariga insatser som konfliktlösare tilldelades Ahtisaari Nobels fredspris som första finländare. Utöver att vara lugn hade Ahtisaari en förmåga att fråga och lyssna, samt en förmåga att närma sig ett problem ur olika vinklar.
8 Jubla inte inför motparten
Då man äntligen har uppnått ett förhandlingsresultat och parterna har skrivit under avtalet, är det dags att jubla. Förutom att det inte är det.
– Mitt råd är att man artigt tackar dem som deltog i förhandlingen men behärskar sig, säger Gustafsberg.
Det lönar sig inte att göra motparten generad, särskilt inte i offentligheten. Det kan straffa sig vid nästa förhandling.