Digitalisaatio tekee monesta työstä sujuvampaa ja turvallisempaa. Samalla työntekijöiden valvonta ja jokaisen työvaiheen seuranta on yhä helpompaa. Missä menee raja?
Verkkoon jää digijalanjälki kaikesta, mitä siellä tekee. Työnantajille tämä antaa kasvavan mahdollisuuden valvoa työntekijöiden tekemisiä, koska työelämä on digitalisoitunut nopeassa tahdissa. Samalla kasvaa riski, että erilaisista laitteista, verkkopalveluista ja somealustoista päätyy työnantajalle työntekijän tietämättä tietoja, joita ei ole tarkoitettu työnantajalle.
Työnantajan tarjoamat laitteet sekä Microsoftin ja Googlen kaltaiset palvelut tallentavat väsymättä dataa työntekijöiden toimista verkossa. Tekoäly vauhdittaa datan analysointia.
Kun esimerkiksi ict-asiantuntija ottaa asiakkaalta vastaan vikailmoituksen, työnhallintajärjestelmä kirjaa työsuorituksen ja siihen käytetyn ajan. Kun asiantuntija ajaa asiakkaan luokse, seurantalaite autossa voi raportoida ajoreitit ja matkan keston. Jos seurantalaite on päällä, kun työntekijä ajaa ruokatunnilla terapeutille, siitäkin voisi tallentua tietoa työnantajalle.
Tekoäly ja automaatio ottavat nyt esihenkilöiden tehtäviä ja työtä johdetaan teknologian keräämällä tiedolla. Sitä kutsutaan algoritmiseksi johtamiseksi.
Algoritmijohtamiseen liittyy esimerkiksi automatisoitu työajan suunnittelu sekä työsuoritusten määrän ja niihin käytetyn ajan seuranta.
Datan kerääminen mahdollistaa valvonnan
Monet työkäytössä olevat verkkopalvelut tulevat Yhdysvalloista, missä työnantaja yleensä omistaa niiden keräämän datan. Siksi palveluihin on mahdollisuus arkistoida kaikki työntekijän tuottama data.
Työnantaja voi haluta lisätä työpuhelimen turvallisuutta ottamalla sen etähallintaan. Varkaustapauksessa sen voi jäljittää ja etätyhjentää. Samalla työnantaja voisi kuitenkin nähdä muutakin puhelimen käyttöä.
Lue lisää: Saako työnantaja paikantaa työntekijöitään?
– Jos työntekijä olisi ladannut työsuhdepuhelimeensa vaikkapa Tinderin tai AA-ryhmän sovelluksen, tämä näkyisi työnantajalle, kertoo tietoturva-asiantuntija Anu Laitila kyberuhkia torjuvasta KyberVPK:sta.
Ei valvontaoikeutta neuvottelematta
Ammattiliitto JHL:n juristi Elina Nieminen muistuttaa, että työelämän tietosuojalain mukaan työnantaja ei saa luvatta etsiä tai lukea sisältöjä työntekijän työsähköpostista, vaikka tämä jossain muussa maassa olisi mahdollista. Työnantajalla ei ole myöskään lupaa tutkia työntekijän selaimen tai tekoälysovelluksen hakuhistoriaa.
Työnantaja ei saa arkistoida tai käyttää sovellusten ja palveluiden keräämää dataa mielensä mukaan. Datan keräämiseen pitää olla asiallinen ja perusteltu syy. Datan keräämisestä ja käytöstä pitää lisäksi neuvotella yhteistoiminnassa työntekijöiden kanssa ja tiedon siitä on oltava läpinäkyvää.
Valvontamahdollisuus ei saa syntyä vahingossa eikä arkistointia tehdä salaa. Vahinkokatselun sattuessa työnantaja on vastuussa tietosuojasta. Sen rikkomisesta voi seurata rangaistuksia.
Ulottuuko valvonta vapaa-ajalle?
Joskus yksityisasioita paljastuu – usein tahattomasti – siksi, että valvonta ulottuu vapaa-aikaan.
Julkisuudessa keskustelua ovat herättäneet muun muassa työpaikkojen PEth-verikokeet, joilla arvioidaan työntekijän pitkäaikaista alkoholinkäyttöä. Mittaustulokset voivat antaa työntekijän vapaa-ajan juomisesta tälle epäedullista tietoa.
– Tiedän tapauksia, joissa työsuhteita on päätetty PEth-testin tuloksen takia ilman näyttöä humalasta tai krapulasta työaikana, kertoo Merja Hyvärinen, JHL:n työelämäasiantuntija.
Avoin aktivismi somessa voi aiheuttaa seurauksia, jos se ei sovi työnantajan pirtaan. Somepostaus voi päätyä työnantajan tietoon ikävin seurauksin.
Hyvärinen muistaa myös tapauksen, jossa työntekijä kaatui ja mursi baari-illan päätteeksi jalkansa ja postasi somessa odottelevansa promillejen laskua, jotta pääsisi leikkaukseen. Työnantaja näki postauksen, eikä maksanut sairauslomaa itseaiheutetusta vammasta.
Omat työkalut yksityisviestintään
Työntekijän digiseuranta voi olla perusteltua esimerkiksi turvallisuuden, suoritusten mittaamisen tai ajoneuvojen paikantamistarpeen takia.
Jos työnantajalla on perusteltu syy seurata työntekijöidensä verkkotekemisiä, siitä pitää neuvotella etukäteen yt-lain mukaisesti. Sama koskee erilaisten seurantalaitteiden ja -sovellusten käyttöä.
Koska nopeasti muuttuvassa digimaailmassa tietosuoja-aukkoja löytyy, yksityisviestintään ei kannata käyttää työsähköpostia tai -laitteita, vaikka työnantaja sallisi niiden käytön.
Lisääntyvä valvonta voi stressata
Tutkimusten mukaan moni kokee stressiä siitä, että joutuu olemaan algoritmien ja laitteiden jatkuvassa seurannassa. Erityisesti niin käy, jos seurantaan yhdistetään työnantajan odotus jatkuvasti paremmista tuloksista.
Jos työntekijät eivät tiedä, mitä tietoja järjestelmät keräävät, miten niitä käytetään ja mihin tietojen kerääminen perustuu, heidän epävarmuutensa lisääntyy ja luottamuksensa työnantajaan heikkenee.
Suomessa työntekijät antavat yhä niukasti lupia siihen, mitä tietoa työnantaja saa heistä kerätä. Haaga-Helia -ammattikorkeakoulun toteuttaman Kone johtajana -tutkimuksen mukaan alle 40-vuotiaat suhtautuvat vanhempia työntekijöitä positiivisemmin työdatan keräämiseen, jos se lisää oikeudenmukaisuutta ja työtehtävien fiksua ajoittamista ja jakamista. Koneella kun ei ole suosikkeja, eikä se syrji.
Jos tietoja kerätään ja käytetään lainsäädännön mukaisesti ja työntekijöitä kuunnellen, se ei lisää stressiä vaan voi tehdä johtamisesta jopa parempaa, inhimillisempää ja oikeudenmukaisempaa.
Lue lisää: Mitä työnantaja saa ja mitä on velvollisuus valvoa työaikana?
Kaikki työnantajatkaan eivät tiedä velvoitteitaan, joten oikeuksistaan ja yksityisyyden suojastaan on hyvä olla tietoinen. Apua saa JHL:n luottamusmieheltä tai -edustajalta.
Lue lisää: Pelastaako digi terveydenhuollon?
Lue lisää: Kaikki riskit mutta vähän valtaa: Alustatyö on tasapainoilua toimeentulon trapetsilla